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Cómo escribir el correo electrónico perfecto

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Puede enviar docenas de correos electrónicos al día o solo puede enviar algunos mensajes a la semana. De cualquier manera, indudablemente has experimentado el temido bloqueo mental que ocurre cuando te sientas a escribir un mensaje a un compañero de trabajo, un jefe, un amigo o incluso un conocido y te quedas en blanco. Desde la línea de asunto hasta el saludo y el texto real del mensaje, hay muchos lugares en los que puede equivocarse. Pero también hay algunas formas bastante sencillas de hacer todo bien. Nuestras instrucciones paso a paso lo ayudarán a superar incluso los correos electrónicos más complicados, y pronto estará escribiendo el correo electrónico perfecto en todo momento.

Cómo escribir el correo electrónico perfecto Paso 1

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La línea de asunto es lo primero que debe escribir al redactar un correo electrónico. Escribir el asunto antes que nada le permite definir exactamente de qué se trata el mensaje, lo que es útil tanto para usted como para el destinatario. La línea de asunto debe lograr el equilibrio perfecto entre breve y descriptivo, de modo que la persona a la que le está enviando un correo electrónico ya tenga una idea de lo que necesita antes de que abra el correo electrónico. Evite ir demasiado casual o demasiado vago con la línea de asunto; desea que sea lo más fácil posible para que el destinatario se comunique con usted lo antes posible.

Cómo escribir el correo electrónico perfecto Paso 2

También debe cumplir con la misma brevedad que practicó en la línea de asunto con el cuerpo de su correo electrónico. El objetivo es decir lo que debe decirse de manera concisa y señalar claramente al destinatario lo que necesita como respuesta de él o ella. Usted, y probablemente todos los demás en su oficina, reciben demasiados correos electrónicos, así que ayude al destinatario haciéndolo lo más claro posible. Una vez que haya formulado su pregunta, es una gran idea aclarar el momento en el que necesita una respuesta.

Cómo escribir el correo electrónico perfecto Paso 3

Un buen correo electrónico proporciona solo la información que el destinatario necesita para responder su pregunta o responder a su solicitud, por lo que siempre debe mantener al mínimo las presentaciones innecesarias y otros textos superfluos. Incluso si le está enviando un correo electrónico a alguien con quien no mantiene correspondencia con regularidad, es probable que indicar claramente el propósito del correo electrónico proporcione suficiente contexto para que el destinatario comprenda quién es usted. Como otra forma de mantener las cosas lo más claras posible, siempre es mejor hacer una pregunta que varias. Si hace solo una pregunta, es más probable que obtenga una respuesta con la información que necesita, y luego puede seguir fácilmente con otro breve correo electrónico si necesita más respuestas.

Cómo escribir el correo electrónico perfecto Paso 4

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Si tiene que escribir un correo electrónico más largo, preste atención a su formato. A la mayoría de las personas se les pondrán los ojos vidriosos si les envía un muro de texto, así que escriba lo que necesita decir de la manera más concisa posible y luego divídalo en párrafos que constan de solo dos o tres oraciones cada uno. Eso hace que sea más probable que su destinatario realmente lea y responda rápidamente a su mensaje.

Cómo escribir el correo electrónico perfecto Paso 5

Mientras revisa su mensaje antes de enviarlo, puede tener la tentación de buscar en el diccionario de sinónimos los sinónimos de las palabras simples que le vinieron a la mente, especialmente si le está enviando un correo electrónico a su jefe oa alguien más a quien desea impresionar. Resista ese impulso. Los correos electrónicos deben ser concisos y estar escritos con claridad, y no es necesario que reemplace una palabra simple que funcione con una complicada que no usaría naturalmente en una conversación.

Cómo escribir el correo electrónico perfecto Paso 6

Evite los cumplidos excesivos, que, en el mejor de los casos, ocupan un espacio y una atención valiosos y, en el peor de los casos, pueden interpretarse como poco sinceros, especialmente si preceden a la sección del mensaje en la que solicita algo al destinatario. Un cumplido simple y sincero está bien si lo mantienes breve, pero la moderación es la clave.

Cómo escribir el correo electrónico perfecto Paso 7

En particular, si el cuerpo de su correo electrónico debe contener varios párrafos, considere usar negrita o cursiva para enfatizar el contenido crucial del mensaje. Poner en negrita la línea en la que comparte el tiempo en el que necesita una respuesta es una manera fácil de llamar la atención del destinatario sobre esa información importante y puede ser una táctica particularmente útil cuando el destinatario está leyendo su mensaje en la pantalla relativamente pequeña de un teléfono inteligente. .

Cómo escribir el correo electrónico perfecto Paso 8

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Si espera una respuesta, asegúrese de que sea fácil para el destinatario comunicarse con usted. Dependiendo del contexto, podría considerar incluir su dirección de correo electrónico, su extensión e incluso sus perfiles en Twitter o LinkedIn en su firma de correo electrónico. Particularmente en el caso de los perfiles de redes sociales, incluya enlaces y verifique que funcionen.

Cómo escribir el correo electrónico perfecto Paso 9

Felicitaciones, llegó al final de su mensaje. Cuando envíe un correo electrónico a alguien con quien habla con regularidad, no tenga miedo de cerrar la sesión con un toque personal. Al igual que con todas las partes del correo electrónico, la brevedad es clave, pero ofrecer un sentimiento sincero al final del mensaje refuerza una buena relación y sirve como vínculo entre la comunicación en línea y fuera de línea.

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