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5 formas de evitar que el correo electrónico se apodere de su día

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Puede aumentar su productividad en el trabajo durmiendo lo suficiente y priorizando sus valores, pero también hay formas de ser más eficiente incluso mientras se encuentra en medio del infierno del correo electrónico. El correo electrónico es un mal necesario para hacer negocios, incluso cuando otros sitios sociales o de gestión de tareas se vuelven más populares. Todavía no hay mucho sustituto del correo electrónico, razón por la cual el McKinsey Global Institute descubrió que las personas gastar el 28% de cada semana laboral administrar su bandeja de entrada.

Por mucho que a todos nos gustaría reducir la cantidad de tiempo que dedicamos al correo electrónico, hacerlo puede resultar muy difícil. Un estudio realizado por El grupo Radicati , una firma de investigación de mercado de tecnología con sede en Palo Alto, California, descubrió que alrededor de 107,8 mil millones de correos electrónicos fueron enviados y recibidos por día en 2014 para propósitos relacionados con negocios en todo el mundo. Se espera que ese número crezca a 139,4 mil millones de correos electrónicos por día en 2018. Para los usuarios comerciales individuales, eso se desglosa a alrededor de 121 correos electrónicos por día en 2014, una cifra que se espera que suba a 140 correos electrónicos por día en 2018.



Entonces, ¿cómo domesticamos a la bestia? Es posible que ya tenga un sistema de correo electrónico, o que esté esperando desesperadamente poder manejar uno pronto. Algunos de los trucos más efectivos para controlar su bandeja de entrada, como lo sugieren los expertos, son un poco poco ortodoxos. A continuación, presentamos cinco consejos para ser más productivo, tanto en el trabajo como en casa, al enfocar su correo electrónico de manera un poco diferente.

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1. No mezcle el correo electrónico con el café de la mañana

De hecho, no mezcle el correo electrónico con ninguna actividad a primera hora de la mañana. Antes de acusarnos de herejía total, escúchanos. Revisar su bandeja de entrada de inmediato por la mañana, ya sea desde la cama o en el camino al trabajo, lo configura automáticamente para reaccionar a su día y no le permite establecer prioridades con claridad.

David Finkel, coautor del libro Escala: siete principios probados para hacer crecer su negocio y recuperar su vida , escribió en una publicación para Inc. que la primera parte de su día debe usarse para un trabajo altamente enfocado y sin correo electrónico. “Al observar las estadísticas de nuestros clientes de coaching empresarial, es probable que si revisa el correo electrónico con anticipación, una gran proporción de sus días se descarrilará debido a incendios urgentes pero de bajo valor que podrían haber esperado entre 1 y 3 horas para que te encargues ”, escribió.

No reaccionar a los correos electrónicos, por urgentes que parezcan en ese momento, puede prepararte para un día más tranquilo y ágil. Tim Ferriss, autor del libro La semana laboral de 4 horas , explicado a TIME cómo funciona esto para él. 'Trato de que los primeros 80 a 90 minutos de mi día varíen lo menos posible', dijo Ferriss. “Creo que es necesaria una rutina para sentirse en control y no reactivo, lo que reduce la ansiedad. Por lo tanto, también te hace más productivo '.

Sabemos lo imposible que esto puede parecer. Si ya se siente nervioso porque le dijimos que ignorara las compulsiones de revisar su correo electrónico cada cinco minutos, no está solo. A estudio de 205 adultos realizado en 2012 descubrió que las actividades relacionadas con el trabajo, como consultar el correo electrónico, son más adictivas que complacer su hábito de fumar o beber.

Estamos llegando a cómo satisface su corrección de correo electrónico (y el requisito muy real de revisar su bandeja de entrada). Pero resistir la tentación de comenzar con el correo electrónico puede prepararte para un día más productivo en general.

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2. Ponga espacios de tiempo de correo electrónico en su calendario

Tiene que revisar su correo electrónico en algún momento, pero intente configurar ciertos momentos del día cuando revise su bandeja de entrada, en lugar de tener un flujo constante de notificaciones. (Esa es la otra advertencia de este consejo: las notificaciones son un problema. Resista la tentación de configurarlas en su computadora de escritorio o teléfono, porque es probable que se desvíe cada vez que aparece una alerta por correo electrónico).

Tener una rutina a lo largo del día y ceñirse a ella tanto como sea posible conduce a una mayor productividad, dijo Ferriss a TIME. “Animo a las personas a desarrollar rutinas para que su toma de decisiones solo se aplique a los aspectos más creativos de su trabajo, o donde sea que se encuentre su talento único”, dijo. Configure un bloque de tiempo de dos horas, o incrementos más cortos y puntos más frecuentes en el día, cuando revise su bandeja de entrada. El colaborador de Forbes, Jayson DeMers, escribe que si todavía le preocupa perder un correo electrónico importante, configure una respuesta automática que le diga a las personas cuándo revisará su bandeja de entrada, pero también cómo comunicarse con usted por teléfono si el asunto es realmente urgente.

Esto puede parecer mucho trabajo solo para evitar uno o dos correos electrónicos que tardan unos minutos en dirigirse a lo largo del día. Si bien ese podría ser el caso, esos minutos se acumulan más rápido de lo que cree. A estudio detallado por Gallup en 2006 está fechada pero contiene información crucial encontrada por investigadores de la Universidad de California en Irvine. Cuando se le interrumpe durante la jornada laboral, ya sea por una llamada telefónica, un correo electrónico u otro elemento, se tarda un promedio de 23 minutos y 15 segundos en volver a la tarea que estaba completando originalmente. Puede parecer una respuesta rápida aquí o allá, pero esos valiosos minutos pasan rápidamente.

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3. Dedique la última sección de su día a clasificar los correos electrónicos

Cuando solo le quedan unos minutos de su jornada laboral, no dedique cada minuto a responder los correos electrónicos que pueden esperar hasta mañana. En un artículo sobre lo que hacen las personas exitosas en los últimos 10 minutos de su día, Business Insider encontró que responden solo a los correos electrónicos que son verdaderamente críticos. “Aquí es cuando se ponen a prueba sus habilidades de gestión del tiempo”, dijo al sitio web Lynn Taylor, experta nacional en el lugar de trabajo. 'Las personas exitosas pueden decidir qué requiere una respuesta y qué puede esperar'.

Los últimos momentos de su turno no son el momento de intercambiar correos electrónicos con compañeros de trabajo sobre temas delicados o problemas que podrían tardar un tiempo en resolverse. Taylor sugiere establecer una hora específica al día siguiente para abordar el problema, cuando ninguno de los dos se sienta apurado y haya tenido tiempo para pensar en soluciones. Si bien el final de un largo día puede que nunca sea el momento de trabajar en un problema a gran escala, definitivamente no es el momento de intentar solucionarlo por correo electrónico.

Dicho esto, probablemente haya algunos cabos sueltos al final de cada día que se pueden abordar rápidamente, o asuntos urgentes que surgen que requieren una respuesta inmediata. Guarde su energía para esos y resuelva poner los correos electrónicos restantes en su lista de tareas para el día siguiente. Sin embargo, si descubre que continuamente tiene que postergar los correos electrónicos para mañana, podría ser una buena idea expandir las horas establecidas en las que envía correos electrónicos a lo largo del día. De esa manera, ya está integrado en su horario.

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4. No tenga miedo de levantar el teléfono.

El correo electrónico reemplazó muchas de las llamadas telefónicas realizadas a diario para las operaciones comerciales, pero eso no significa que una llamada telefónica esté completamente fuera de lugar. De hecho, la mayoría de las veces seguirá triunfando sobre una cadena de correo electrónico larga y tomará la mitad del tiempo.

'Si está involucrado en una frustrante conversación de ida y vuelta por correo electrónico debido a un entendimiento confuso de ambos lados, simplemente levante el teléfono o hable en persona'. Finkel aconseja en la columna Inc. La clave es eliminar el miedo, la incertidumbre o la duda. Si no puede hacer eso en un simple correo electrónico o dos, escribe Finkel, es mejor levantar el teléfono y hacer un seguimiento con un correo electrónico después si es necesario. Esto es especialmente importante si se desempeña como gerente o líder de equipo, cuando su punto de vista debe quedar muy claro.

Evite la posibilidad de malentendidos, especialmente sobre temas delicados o decisiones comerciales, siendo proactivo y tomando la decisión. Es probable que parezca que consume un poco más de tiempo en el momento, pero terminará siendo más eficiente a largo plazo. Tu tono será claro, al igual que tu intención. También tendrá la oportunidad de resolver preguntas o inquietudes que, de lo contrario, podrían requerir otros 10 correos electrónicos más o menos.

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5. Utilice filtros de correo electrónico de forma eficaz

Si está utilizando una plataforma de correo electrónico como Gmail o Thunderbird, su bandeja de entrada ya contiene filtros integrados que puede personalizar para clasificar previamente su correo electrónico. En otros casos, puede configurar comandos para ir a determinadas carpetas de la bandeja de entrada. Utilice estas herramientas a su favor, aconseja DeMers en la publicación de Forbes.

Por un lado, filtre los correos electrónicos críticos en carpetas como 'Requiere respuesta' y 'Requiere acción'. Es probable que esto sea algo que clasifique por su cuenta, a menos que haya palabras clave en los encabezados de materia que lo indiquen automáticamente. De esta manera, solo tiene que ir a esas carpetas a una determinada hora del día para saber exactamente qué correos electrónicos necesitan acción.

Más allá de eso, existen reglas de correo electrónico que puede configurar para optimizar el contenido. DeMers sugiere poner todos los boletines o suscripciones por correo electrónico en una carpeta 'Para leer' automáticamente, para que pueda examinarlos cuando tenga tiempo. Es posible que los correos electrónicos en los que solo tenga copia de seguridad vayan a otra carpeta, ya que es probable que no tenga que realizar ninguna acción específica en ellos. Y finalmente, DeMers sugiere archivar todos los correos electrónicos personales que ingresan a su cuenta comercial en otro archivo para leer más tarde también.

Si su empresa utiliza la plataforma Gmail, las publicaciones de blog como el uno de Real Business Dar consejos sobre cómo configurar filtros de forma eficaz, de la forma que desee.

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